Wer kennt sie nicht, Sprüche wie „Wir meeten uns noch zu Tode!“ oder „Bin heute den ganzen Tag nicht zum Arbeiten gekommen, hatte ein Meeting nach dem anderen!“ oder „In unseren Meetings redet nur einer, der Chef, der Rest schweigt und holt sich seinen Rüffel ab!“.
In Deutschland verbringen ganze Mitarbeitergruppen 30% ihrer Arbeitszeit in Sitzungen und Besprechungen. Bei Führungskräften sind es sogar bis zu 50%. Rechnerisch absolviert jeder Mitarbeiter 62 Meetings pro Monat!
Ein durchschnittliches Meeting mit 12 Personen und einer Dauer von 2 Stunden schlägt allein mit Lohnkosten in Höhe von ca. EUR 1.000,00 zu Buche, ohne eventuelle Schnittchen, Stückchen und Getränke.
Machen Sie nur zwei dieser Meetings pro Woche, reden wir über schlappe EUR 8.000,00 pro Monat. Das entspricht ungefähr dem durchschnittlichen Gehalt von 2,25 Vollzeitarbeitskräften im selben Zeitraum!
Ein guter Grund, mal genau hinzuschauen, wo die Fehler im System lauern und mit welchen Kniffen Sie Ihre Meetings von der Schnarchveranstaltung zur Fitnessrunde machen. Das Prüfsiegel ist dabei das persönliche Befinden der Meeting-Teilnehmer.
Machen Sie den Test: Das Meeting war ein gutes Meeting, wenn die Teilnehmer danach ein gefühlt höheres Energielevel haben und subjektiv fitter sind, als vor dem Meeting. Das Meeting war ein schlechtes Meeting, wenn die Teilnehmer danach müde, angestrengt und ausgelaugt sind.
Schauen Sie, das ist wie im Kino! Nach einem guten Meeting werden Sie sich fühlen, wie nach einem guten Film! Und für ein gelungenes Meeting, brauchen Sie exakt die gleichen Zutaten, wie für einen erfolgreichen Film:
Eine bewegende Story, ein detailliertes Drehbuch, eine stimmige Location, ein funktionierendes Set, ein überzeugendes Ensemble mit fähigen und spielfreudigen Akteuren und einen Regisseur, der auf der Höhe der Zeit ist, weiß was er will und seine Akteure zu Bestleistungen führt.
Was heißt das nun übersetzt in die Welt von Vertrieb und Controlling, Outlook und Powerpoint, Konferenzräumen und Standups, Beamer und Flipcharts, überlasteten Kollegen und wenig bis gar nicht verspielten Chefs, in schlechter und manchmal auch dicker Luft?
Das heißt genau das! Es braucht ein wenig Übersetzung oder wenn Sie möchten: Transfer!
Hier also ein paar unwiderstehliche Tipps, die Ihr Team-Meeting zum Blockbuster machen!
| So macht es Hollywood! | So machen Sie es! |
|---|---|
| Die bewegende Story … | Kein Meeting ohne Thema! Selbst das obligatorische Wochen-Meeting bekommt in jeder Woche ein neues, spezifisches Leitthema, eine Headline. Das gibt Orientierung, bündelt Beiträge, und schafft Fokus. Sollte Ihnen, als Gastgeber, kein besprechungswürdiges Thema für Ihr Meeting einfallen, dann fragen Sie sich, ob es das Meeting überhaupt braucht oder ob Sie nur träge einer Routine folgen! |
| Das detaillierte Drehbuch … | Im Business auch oft Agenda genannt. Die handelsübliche oft aus „Begrüßung – Hauptteil – Sonstiges“ bestehende Version entspricht eher dem Schultheater. Sie wollen etwas anderes. Also verwenden Sie Konzentration auf die Agenda, sie ist die Storyline Ihres Meetings. Und Sie wollen nicht viel weniger, als den Oskar dafür! Die Minimalstruktur für Ihre Agenda: – Uhrzeiten für Anfang und Ende des Meetings (Sie lachen! Das ist aber leider gar nicht so selbstverständlich.) – Thema des Meetings – Ziel des Meetings – Vorzubereitende Beiträge der einzelnen Teilnehmer (ein Teilnehmer der keinen aktiven Beitrag hat, ist wie ein Statist, Sie meeten aber mit den Hauptdarstellern – da muss in einem leistungsfähigen Team jeder per se einen Betrag haben!) – Blitzlicht zum Ende der Veranstaltung. Blitzlicht meint eine kurze, spontane Antwort jedes Teilnehmers auf eine von Ihnen gestellte Frage, wie z.B. „Was genau war für Sie der Mehrwert diese Meetings?“ oder „Welches Thema möchten Sie im nächsten Meeting ausführlich bearbeiten?“ oder „Was hätten wir heute im Meeting anders oder besser machen können?“. Das ist wie gesagt die Minimalstruktur, quasi das Gerippe, das Sie im Meeting mit Fleisch versorgen. |
| Die stimmige Location … | Ein heller Raum mit genügend Platz und Sitzmöglichkeiten und vor allem hinreichend Sauerstoff (Fenster auf oder Klimaanlage aktivieren). Da hat Corona Vorschub geleistet. |
| Das funktionierende Set … | Immer: Wasser und Gläser! Bei Meetings > 2 Stunden etwas Obst (muss keine exotische Obstschale sein, Teller mit ein paar Bananen und Äpfeln reichen völlig) und etwas Süßes (ein Müsli- oder Schokoriegel pro Person – mehr macht wg. des Wechselspiels von Zucker und Insulin schlapp.) Benutzen Sie Hilfsmittel? Einen Beamer? Dann muss der funktionieren und kompatibel sein. Stellen Sie (im Vorfeld!) problemloses Plug&Play sicher und wissen Sie schon vorher ob, wie und was verdunkelt werden muss. Haben Sie ein Flipchart? Dann steht es bereits am richtigen Platz, mit einem vollen Block drauf und 4 ebenfalls vollen Stiften in vier verschiedenen Farben. Sie benutzen noch andere Dinge! OK – dann sorgen Sie (vorher!) dafür, dass alles funktionsfähig an seinem Platz ist. Außerdem sind solche Kleinigkeiten wie „Wer verfasst das Ergebnis-Protokoll?“ grundsätzlich definiert (inkl. Template für das Protokoll!) |
| Die spielfreudigen und fähigen Akteure in einem überzeugenden Ensemble … | Pünktlichkeit aller – ausnahmslos aller – ist selbstverständlich. Aber was heißt pünktlich? Machen Sie es sich leicht: Pünktlich ist, wer vor dem offiziellen Beginn des Meetings sortiert, das heißt kopf- und unterlagentechnisch arbeitsfähig, auf seinem Platz sitzt! Und nur der! Jeder, ausnahmslos jeder, kennt die Agenda und jeder, ausnahmslos jeder, hat seinen Text parat (= persönlicher Beitrag) und füllt seine Rolle aus. Jeder, ausnahmslos jeder, ist zu 100% bei der Sache und beschäftigt sich mit nichts anderem als dem Meeting und seinem Thema. Sollten Sie sich nachher fragen, ob XY eigentlich da war oder nicht – dann ist etwas grundsätzlich falsch gelaufen. Gibt es gute Nachrichten, positive Ergebnisse, etwas Freudiges oder was zum Schmunzeln? Zelebrieren sie es, freuen und feiern sie es und auch sich! Nicht umsonst heißen die Stars auch Celebrities! Wo es etwas zu beklatschen gibt – klatschen sie! Es macht unglaublich Spaß sich miteinander zu freuen und zu feiern – privat ist das seit Jahrtausenden eine Binsenweisheit, im Business leider immer noch ein Tabu, weil im Ruf der Unprofessionalität. „Jetzt lassen Sie uns mal sachlich bleiben!“ gilt leider immer noch als coole Ansage. Glauben Sie mir, das ist längst überholt. Gefühle sind angesagt. Wie war das noch mal im Kino …. Und das geht nicht nur beim Firmenfest oder einem Outdoorevent – das klappt mit ein bisschen Übung auch bei künstlichem Licht und Klimaanlage. Versuchen Sie es! Loben Sie! Lachen Sie! Nein, nicht dezent lächeln – Lachen Sie laut! Sie können auch Beifall klatschen, nein, nicht symbolisch, richtig, mit den Händen! Machen Sie, was immer Ihnen sonst noch einfällt, um mit Ihrem Team Spaß zu haben – hier, mitten im Meeting! |
| Der Regisseur, der weiß was er will und seine Akteure zu Bestleistungen führt | Eröffnen Sie Ihr Meeting (jedes!) mit einem Highlight: Erzählen Sie etwas über sich, was sie in den letzten Tagen erlebt, gesehen oder gelesen haben, was Sie bewegt, berührt oder zum Lachen gebracht hat und warum. Oder fragen Sie in die Runde: „Ein Satz von jedem: Was habt Ihr in der letzten Woche erfreuliches erlebt?“ Denken Sie nach, es werden Ihnen viele Geschichten und viele Fragen einfallen …. Sie brauchen für jedes Meeting nur eine! Wichtig und manchmal eine Herausforderung für den Gastgeber: Sollte ein Teilnehmer einmal wegen schlechter Tagesform oder anderer Gründe aus der Rolle fallen, Texthänger haben oder blass bleiben – entscheiden Sie, ob Sie ihn fordern oder Nachsicht üben. Aber reagieren Sie! Wie genau – das ist eine Frage Ihres persönlichen Stils. Aber halten Sie Ihren Anspruch hoch und machen Sie ihn explizit und verbindlich für alle. Immer wieder und für jeden. Das ist Ihr Part! |
…. und so wird das Team-Meeting zum Highlight der Woche – alle wollen hin! Pünktlichkeit wird zur Selbstverständlichkeit, schließlich gilt es, sich die besten Plätze zu sichern!
Trauen Sie sich – Machen Sie Ihre Meetings zum Ereignis! Der Lohn für Ihren Mut? Gut gestimmte Menschen, hohe individuelle Performances und ausgezeichnete Meeting-Resultate. Und …. Ihr eigenes gutes Gefühl und dieses Grinsen um die Mundwinkel am Ende eines, sorry: jedes, Ihrer Meetings!
Quellen:
- Diverse Quellen z.B.: Minolta. Proudfoot, iGoBeyond u.a.
- Diverse Quellen z.B. Proudfoot, Netviewer/Mindjet, Altlassian u.a.
- Altlassian, 2013